Quando o assunto são as obrigações tributárias, muitos dentistas confundem o recibo odontológico e a nota fiscal. Entretanto, o recibo odontológico é preenchido a cunho e funciona apenas como comprovante para o recebimento de algum pagamento e não possui nenhuma validade fiscal.

Esse tipo de documento é muito utilizado por dentistas que trabalham como autônomos e têm a necessidade apenas de validar as transações e fornecer ao cliente um documento que comprove que ele pagou pelos serviços.

Lembre-se sempre que, quando o assunto são as suas obrigações tributárias, existem diversas variáveis envolvidas, o que exige muito cuidado para evitar irregularidades com os órgãos fiscais.

Para evitar problemas e acabar com a confusão, preparei este conteúdo para você entender um pouco mais sobre o que é, quais as diferenças em relação a nota fiscal e como emitir o um recibo odontológico de forma correta.

Acompanhe!

O que é e para que serve um recibo odontológico?

O recibo odontológico serve para atestar o pagamento de uma dívida. O termo “dívida” comumente sugere que a pessoa está em atraso com algo, entretanto esse termo é usado por contadores para referir-se ao valor a ser pago por um produto ou serviço, mesmo antes da data de vencimento do pagamento.

Esse documento deve ser fornecido aos pacientes após o pagamento de uma compra ou serviço prestado. No entanto, vale ressaltar que o recibo odontológico não formaliza a prestação do serviço, sua função é meramente comprobatória e não possui nenhum tipo de valor fiscal.

O recibo odontológico substitui a nota fiscal?

Em muitos casos, acredita-se que o recibo odontológico substitui a nota fiscal, mas existem diversos fatores que diferem o recibo da nota, como por exemplo, a sua validade fiscal. Como dito anteriormente, o recibo tem função apenas de comprovação da prestação do serviço e pagamento.

A nota fiscal para dentista, por exemplo, tem sua maior diferença para o recibo odontológico no ponto em que ela serve para comprovar o pagamento dos impostos cobrados no ato do pagamento.

Em resumo, ela serve para atestar a sua legalidade não apenas para as partes envolvidas na transação, mas para os órgãos responsáveis por sua emissão e controle fiscal.

Logo, o recibo odontológico, por possuir uma função ligada apenas à comprovação e controle de recebimentos, não pode substituir a nota fiscal, visto que a mesma tem a função de comprovar o recolhimento de tributos.

Por que emitir recibo odontológico

Trabalhar como profissional autônomo na odontologia exige diversos cuidados, seja com os seus pacientes ou com os pormenores administrativos que englobam a rotina da sua clínica odontológica.

Nesse sentido, emitir o recibo odontológico no seu consultório é estar de acordo com o Art. 1° da Lei No 8.846, que define a obrigatoriedade da emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações, no momento da efetivação da operação.

Além disso, o recibo odontológico facilita o controle financeiro da sua clínica e oferece inúmeros outros benefícios, como:

Mais profissionalismo

Muito além das implicações legais, fornecer um recibo odontológico que comprove o pagamento, transpassa maior segurança e profissionalismo aos pacientes que entendem que sua clínica segue todos os direitos e deveres que recaem sobre ela.

Facilidade no controle financeiro

Os recibos odontológicos possuem dados e informações que facilitam o controle fiscal. Isso auxilia na hora de fechar o caixa e fazer balanços financeiros que exigem uma auditoria interna de documentos fiscais tanto de entrada como de saída de dinheiro.

Garantia de pagamento

Por fim, a emissão do recibo odontológico traz consigo benefícios que vão um pouco além do comprovatório, pois trabalhar com a emissão desse documento fornece, para ambas as partes, uma garantia da realização do pagamento.

A emissão do mesmo é importante ainda, para evitar conflitos de informações e erros no controle interno de recebimentos da clínica, incongruências em valores não lançados, ou até mesmo para questões de prestações futuras por alguma das partes.

É crime não emitir recibo odontológico?

Como definimos anteriormente, a emissão do recibo odontológico na sua clínica ou consultório é uma obrigação fiscal disposta por lei, logo, desse modo, é sim um crime não emitir esse documento.

Segundo disposto no inciso V da da Lei 8.137/90, negar ou não emitir notas fiscais, recibos ou documentos equivalentes enquadra-se como um crime contra a ordem tributária, podendo resultar em pena de reclusão de 2 a 5 anos e multa.

O que deve conter em um recibo de dentista

A emissão do recibo odontológico é feita em duas vias, uma para o estabelecimento e outra para o paciente. Quanto ao preenchimento, deve conter não apenas os valores e dados dos serviços prestados, mas também informações do cirurgião-dentista que realizou a operação, CNPJ da clínica, entre outros dados.

Para emitir o recibo odontológico de forma correta, confira abaixo os dados mais importantes que devem constar nesse documento:

Data, título e nome do paciente

Como muitos dentistas optam por fazer a cunho ou encomendar os próprios recibos odontológicos, é muito importante que alguns dados ganhem uma atenção especial, para evitar erros e fornecer um documento que gere credibilidade para o seu paciente.

Alguns dos dados obrigatórios mais importantes que devem constar no seu recibo odontológico são os dados pessoais, tanto da clínica que recebe o valor quanto o pagante, o seu paciente, nesse seu caso.

Na hora de preencher os dados a cunho ou solicitar para uma gráfica a confecção do seu recibo odontológico personalizado não esqueça de inserir os seguintes campos para preenchimento:

• Número do recibo;

• Nome do recebedor;

• Nome do pagante;

• A importância;

• Valor pago, de forma numérica e por extenso;

• Os serviços prestados.

Especificação dos serviços

A especificação do serviço no recibo odontológico tem uma função muito importante que vai além de apenas uma simples descrição do procedimento.

Especificar o serviço prestado, auxilia no controle interno de processos executados na clínica, ajudando também de forma indireta no controle de caixa.

Valores

Definir tanto de forma extensa quanto numérica, os valores pagos pelo serviço, desempenham uma função importante para a identificação da quantia recebida na hora de fazer o controle de recebimentos na contabilidade da sua clínica ou consultório.

Esses dados são essenciais para o correto preenchimento do recibo odontológico para que, em caso de má identificação dos serviços prestados, esse campo possa auxiliar a identificar o serviço por meio do valor recebido, por exemplo.

Como manter o controle dos recibos odontológicos

Por sua emissão não ser automatizada, o processo de controle de recibos odontológicos é um pouco diferente dos comumente utilizados em notas fiscais.

Logo, é necessário um controle rigoroso e cuidadoso com esse documento, pois todo recibo odontológico emitido em sua clínica, deve ser armazenado para um controle interno da empresa e futuras fiscalizações.

E mesmo não sendo documento fiscal, recibos odontológicos e documentos equivalentes, segundo a Lei nº 5.172/1966, devem ser preservados pelo prazo mínimo de 5 anos nas empresas para organização e comprovação de entradas e saídas, auditoria, reclamação de clientes ou fornecedores, entre outros.

Tenha uma rotina de controle

É sempre relevante ter uma rotina que lhe permita ter um fluxo de trabalho coeso, eficiente e bem organizado. Para o controle de recibos odontológicos gerados na sua clínica essa rotina se faz indispensável.

Existem algumas formas de executar uma rotina de controle com o mínimo de erros, uma delas é manter uma planilha digital para controlar todos os recibos, sejam os de entradas ou saídas, por exemplo.

É importante frisar que este método ainda depende de inserção manual de dados, logo, podem haver discrepâncias e erros nos lançamentos. Nesse sentido, um software de gestão pode otimizar esse processo e facilitar até mesmo, a adoção da emissão de notas fiscais, documento muito mais valioso em registro fiscal.

Conte com um bom software de gestão

Como observado antes, as planilhas digitais do Google e Windows são softwares muito avançados e com códigos e algoritmos feitos para calcular diversas variáveis, mas ambos possuem suas limitações por serem voltados para a gestão de dados e não para a automatização de processos.

É nesse momento que os softwares de gestão mostram todos os seus benefícios, em diversos desses sistemas de gestão para clínicas odontológicas, é possível fazer a emissão, controle e armazenamento dos recibos de forma prática e eficiente.

Dentro desses sistemas existem fluxos de trabalho automatizados que permitem por meio de ferramentas digitais, além das possibilidades citadas acima, a personalização de recibos odontológicos.

Conclusão

Trabalhar com a emissão de recibo odontológico que comprove a transação por ambas as partes, não apenas faz parte das obrigações legais de um negócio, mas também pode trazer diversos benefícios de gestão financeira.

Busque manter um padrão de emissão dos seus recibos, atente-se a todos os detalhes na hora de preencher os campos, especialmente em recibos escritos à mão, otimize todos os processos da sua clínica e traga a melhor experiência para os seus pacientes.